Vijf tips voor het organiseren van een succesvolle informatieavond

Eén van de aspecten die ik het leukste vind aan het werk als omgevingsmanager zijn informatieavonden. Tijdens dit soort avonden zie je hoe zeer je project leeft in de omgeving en heb je de meest bijzondere ontmoetingen. Tegelijkertijd is het iedere keer spannend in de voorbereiding, want je wil alles tot in de puntjes geregeld hebben. Hoe zorg je ervoor dat jouw informatieavond een succes wordt?

1. Bepaal de doelstelling van je informatieavond
Een omgevingsmanager staat gedurende het gehele project in contact met de omgeving. Met informatieavonden wil je belanghebbenden informeren over de stand van zaken binnen je project. Daarnaast heb je nevendoelen, die verschillen per fase. In de planfase wil je met een informatieavond informele input ophalen bij je belanghebbenden. Dit kan schriftelijk, mondeling of beiden. Met deze input houd je je project goed tegen het licht en scherp je je probleemanalyse of maatregelenpakket aan waar mogelijk. In het besluitvormingstraject kan je de mogelijkheid bieden voor formele inspraakreacties tijdens een hoorzitting. Prettig voor mensen die liever mondeling inspreken dan een brief schrijven. Tot slot wil je in de realisatiefase de omgevingshinder zoveel mogelijk beperken. Mensen hebben over het algemeen veel begrip voor omgevingshinder, zolang ze weten waar ze aan toe zijn. Het is dan vooral belangrijk om zichtbaar te zijn in de omgeving, zodat mensen weten wie ze moeten benaderen als afspraken niet worden nagekomen of als er onverwachte overlast optreedt.

2. Betrek de beheerder
De beheerder kan je vertellen wat er zoal leeft in de omgeving. Dit is met name prettig als je vanuit je project voor het eerst een informatieavond organiseert in de omgeving. Je kunt hiermee de grootte van het benodigde team beter inschatten en hen instrueren over eventuele gevoeligheden. Binnen een organisatie is het heel logisch dat niet iedereen van alles wat weet, maar bezoekers op een informatieavond vinden het vaak prettig om alle zaken te bespreken die spelen in het gebied. Het kan dan erg nuttig zijn als er ook collega’s uit de beheerorganisatie aanwezig zijn om op de informatiemarkt voorlichting te geven over andere lopende zaken.

3. Zorg voor voldoende PR voor je informatieavond
Mensen komen niet naar je informatieavond als ze niet weten dat er iets wordt georganiseerd. Het is dus zaak om er voldoende ruchtbaarheid aan te geven. Hier zijn legio manieren voor. Denk hierbij aan het plaatsen van advertenties in huis-aan-huis-bladen, aankondigingen op je eigen site, op de website van de gemeente en het sturen van persoonlijke uitnodigingen. Zelf vind ik het ook altijd prettig om inzichtelijk te maken wat de meest relevante belangengroeperingen in het gebied zijn en hen te verzoeken om de informatieavond aan te kondigen bij hun achterban.

4. Zorg voor goed kaartmateriaal
Op een informatieavond laat je zien wat er gebeurt in je project. In de planfase zijn dit bijvoorbeeld resultaten uit een MER studie, een knelpuntenanalyse, voorkeursvarianten of een ontwerp besluit. In de realisatiefase van je project laat je meer zien over het definitieve ontwerp, de bouwfaseringen en omleidroutes. Wat je ook laat zien, zorg ervoor dat je kaartmateriaal begrijpelijk is en leesbaar voor alle bezoekers van je avond.

5. Zorg voor een goede voorbereiding
Ik vind het zelf altijd heel prettig om van tevoren samen met het team te eten. Door vroeg af te spreken, weet je zeker dat iedereen op tijd aanwezig is. Met een briefing kan je de mensen goed voorbereiden op hetgeen er komen gaat. Je geeft daarbij aan wat je verwacht die avond qua aantallen bezoekers, emoties, je bespreekt eventuele gevoeligheden in het gebied en doe je de laatste huishoudelijke mededelingen. Een goede voorbereiding kan overigens ook inhouden dat je met het gehele team een cursus volgt. Omgaan met geëmotioneerde bewoners is voor een omgevingsmanager dagelijkse kost, maar niet voor bijvoorbeeld ecologen of peilbeheerders. Op het moment dat je een serie informatieavonden organiseert voor een project dat gevoelig ligt, kan dit een hele nuttige training zijn.

Tijdens de informatieavond zelf gebeurt er ontzettend veel en sta je voortdurende op scherp om alles op rolletjes te lopen. Zelf vind ik het altijd fijn om op een bepaald moment even een stapje terug te doen en een momentje te pakken om te genieten. Mensen komen langs om meer te horen over jouw project en om meer te vertellen over hun ervaringen of visie. Wat je doet, doet ertoe. Dus pak je moment en geniet!

‍