De zoveelste omgevingsmanager

“Ja, het was erg gezellig kennismaken, maar weetje: je bent al de zoveelste die hier langskomt. Ik moet het allemaal nog maar zien.” Wellicht herkenbaar voor andere omgevingsmanagers die in een project starten dat al een aantal jaren loopt: belanghebbenden worden cynisch. Organisaties zetten omgevingsmanagers in om duurzame relaties met de omgeving op te bouwen. Toch zien belanghebbenden dit niet altijd zo in de praktijk gebeuren. Ze willen eerst zien en dan geloven, omdat ze al een hele historie hebben van bijvoorbeeld gemaakte afspraken die niet worden waargemaakt en verschillende afgevaardigden aan hun keukentafel. In wisselende bewoordingen word ik eigenlijk altijd met deze woorden welkom geheten. Wat kan je dan doen om toch een goede werkrelatie op te bouwen?

• Een gezamenlijk startpunt bepalen
  Tijdens het eerste overleg kijk ik rond met de mensen op locatie en breng ik in beeld welke issues er allemaal spelen. Wat leeft er bij de mensen, wat is belangrijk voor hen om snel te regelen en wat is belangrijk voor mijn project om snel te regelen? Ik krijg op deze manier een totaaloverzicht van wat er speelt en waar ik mee aan de slag moet. Dit totaaloverzicht stel ik vervolgens schriftelijk met de belanghebbenden, na een ronde feedback, vast. Voor de betreffende belanghebbende is dit een extra inspanning. Maar uiteindelijk kan dit het onderling vertrouwen in een goede afloop wel vergroten. Hoe belangrijk het gezamenlijk bepalen van het startpunt is, staat of valt met hoe de relatie voor jouw komst met deze mensen was en hoe goed je overdracht is geweest. Als het schort aan één van beide punten, dan is het zeker belangrijk om goed met de belanghebbenden stil te staan bij het gezamenlijke startpunt.
• Inschatten waar de belanghebbende behoefte aan heeft
  Voor een project maakte ik kennis met een gepensioneerde meneer. Als hij een vraag voor me had, belde hij rustig vier keer achter elkaar. Ik besloot me daar niet druk over te maken, maar om zijn gedrag te spiegelen. Zodra ik maar een millimeter extra informatie voor hem had, belde ik hem om hem te informeren. Wat bleek? Hij stelde dit heel erg op prijs. Hij belde zo vaak, omdat hij na jaren strijden het gevoel had niet meer serieus genomen te worden. Toen ik duidelijk liet blijken dat ik hem wel serieus nam, belde hij me nog maar één keer als hij een vraag had en had hij het vertrouwen dat ik hem zou terugbellen zodra het kon. Uiteindelijk hebben wij heel prettig samengewerkt. De les die ik hier zelf uit haal, is dat ik niet alleen kijk naar wat ik zelf een fijne manier vind van samenwerken, maar ook naar waar de ander op dat moment behoefte aan heeft.
• Geen woorden, maar daden
  Vertrouwen komt niet door mooie woorden, maar doordat mensen resultaten zien. Vaak zie ik dat mensen ook deels cynisch worden, omdat afspraken in het verleden niet zijn nagekomen. Het maakt dan een groot verschil in de onderlinge relatie of mensen zelf moeten uitvinden dat afspraken niet meer worden nagekomen, of dat ze dit te horen krijgen van de wederpartij. Ik probeer daarom altijd SMARTe afspraken te maken, duidelijk te zijn over wat wel en wat niet kan en mensen tijdig te informeren als het niet lukt om afspraken uit te voeren als eerder overeengekomen en hoe we dingen dan wel samen kunnen regelen.

En dan: aan de slag!
Uiteindelijk zijn verreweg de meeste mensen van een positieve inborst. Ze zien dat er een project bij hen in de buurt is. De kop in het zand steken heeft geen zin, dus goed samenwerken is in ieders belang. Bovenstaande tips helpen mij om dit proces te bespoedigen, hopelijk helpt het jou ook!

‍