De kracht van interne stakeholders

De natuurlijke neiging van omgevingsmanagers is om zich te richten op samenwerking met externe stakeholders, zoals bewoners, belangenorganisaties en mede overheden. Voor het welslagen van het omgevingsmanagement van je project, is het voeren van intern stakeholdermanagement echter onmisbaar. Onder de interne stakeholders schaar ik collega’s van het district, de verkeerscentrale, de afdeling Onderhoud, peilbeheerders, watersysteembeheerders etc. In dit artikel verwijs ik naar de interne stakeholders onder de verzamelnaam “de beheerder”. Waarom is het voeren van intern stakeholdermanagement zo belangrijk?

Een schat aan kennis
Niemand kent het areaal zo goed als de beheerder. Waar zitten de meeste knelpunten in het systeem, welke middelen kunnen het beste ingezet worden, welke opties zijn in het verleden besproken, maar afgevallen? De beheerder heeft het allemaal al een keer gezien en meegemaakt. Zet deze kennis in, dat bespaart je veel tijd en maakt je projecten inhoudelijk een stuk sterker.

Veel contacten in de omgeving
Als project beweeg je je in het dagelijkse speelveld van de beheerder. Vanuit het basisrelatiemanagement zijn er bestaande gesprekspartners binnen de groepen bewoners, belangenorganisaties en mede overheden. Om een soepele entree bij je externe stakeholders te maken, kan je vragen of de beheerder je bij het eerste overleg wil introduceren. Bovendien weet de beheerder welke gevoeligheden er leven in de omgeving, zodat je goed voorbereid je eerste gesprek in gaat. Op het moment dat je eenmaal ingeburgerd bent in de omgeving, kan je de beheerder informeren over wensen en eisen die leven buiten de scope van jouw project. Kortom: profiteer van elkaars netwerk.

Afstemming versterkt je onderhandelingspositie
Het voordeel van grote organisaties (waar de meeste omgevingsmanagers werken) is dat er veel kennis beschikbaar is, die jou kan helpen in je gesprekken in de omgeving. Het nadeel van grote organisaties is echter dat er onnoemelijk veel lijntjes met de buitenwereld lopen. Ik heb eens een vraag ontvangen van een gemeente, die graag wilde dat een attractiepark op de bebording langs de snelweg aangegeven zou worden. Navraag bij de beheerder leerde dat dit niet conform het beleid was en dat in dit geval over de afwijzing van een eerder verzoek is geprocedeerd tot aan de Raad van State. Voer je geen goed intern stakeholdermanagement, dan loop je het risico dat er verschillende toezeggingen worden gedaan aan de omgeving. Goede interne afstemming versterkt dus je onderhandelingspositie.

Goede samenwerking = soepelere oplevering project
Als project ben je tijdelijk aan het werk om iets te realiseren, wat de beheerder uiteindelijk moet beheren en onderhouden. Omdat deze tijdelijke situatie jaren kan duren én omdat projecten worden gestuurd op tijd, geld en kwaliteit, raakt de beheerder soms wat buiten beeld. Uiteindelijk is de beheerder echter wel de partij, die de oplevering van jouw project moet goedkeuren. Blijf er daarom altijd zorg voor dragen dat de beheerder weet wat er speelt binnen jouw project. Veranderen de afspraken, draag dan zorg voor afstemming met de beheerder, neem zijn advies in de besluitvorming mee en zorg dat hij weet wat er verandert en waarom. Op het moment dat je blijft samenwerken, komt de beheerder niet voor verrassingen te staan bij de oplevering van je project en zal dit proces daarom soepeler verlopen.

‍